Privacybeleid

Dit privacybeleid beschrijft hoe The Geek Department BV, gevestigd te Overbroekstraat 16, 3800 Sint-Truiden (hierna "wij", "ons" of "onze"), persoonsgegevens verzamelt, gebruikt, openbaar maakt en beschermt in het kader van onze dienstverlening en verkoopprocessen. Wij zijn toegewijd aan de bescherming van uw privacy en het naleven van de toepasselijke wetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en de Belgische uitvoeringswetgeving.

Dit beleid is voor het laatst bijgewerkt op 2026-09-03.

Artikel 1: Welke persoonsgegevens verzamelen wij?

Wij verzamelen verschillende categorieën persoonsgegevens, afhankelijk van de context van onze interactie met u:

Voor softwareprojecten:

  • Contactgegevens: Naam, functie, e-mailadres, telefoonnummer.
  • Zakelijke gegevens: Gegevens gerelateerd aan de bedrijfsvoering van onze klanten die noodzakelijk zijn voor de configuratie en implementatie van onze software, welke ook persoonsgegevens kunnen bevatten. Wij verwerken deze gegevens uitsluitend in opdracht van onze klanten en conform de verwerkersovereenkomst.
 

Voor sales- en marketingactiviteiten:

  • Contactgegevens: Naam, functie, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer van potentiële klanten en contactpersonen.
  • Interessegegevens: Informatie over uw interesse in onze diensten, via formulieren op onze website, onze sociale media, beurzen of direct contact.
  • Communicatiegegevens: E-mails, telefoongesprekken, chatgesprekken in het kader van offertes en algemene vragen.


Algemeen:

  • Technische gegevens: IP-adres, browsertype, bezochte pagina’s op onze website (via cookies en vergelijkbare technologieën, zie paragraaf 7).
  • betalingsgegevens: facturatiegegevens, rekeningnummer, IBAN-nummer;
  • Overige gegevens: Alle andere persoonsgegevens die u ons vrijwillig verstrekt.

Artikel 2: Hoe verzamelen wij uw persoonsgegevens?

Wij verzamelen persoonsgegevens op de volgende manieren:

  • Direct van u: Wanneer u contact met ons opneemt via telefoon, e-mail, onze website, via formulieren, of tijdens persoonlijke ontmoetingen (bijvoorbeeld op beurzen, tijdens verkoopgesprekken of sollicitatiegesprekken).
  • Via openbare bronnen: Zoals LinkedIn, bedrijfswebsites of openbare registers, uitsluitend voor zakelijke contactdoeleinden.
  • Via cookies en vergelijkbare technologieën: Wanneer u onze website bezoekt (zie paragraaf 7).

Artikel 3: Waarom verwerken wij uw persoonsgegevens en wat is de grondslag?

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor specifieke en legitieme doeleinden en op basis van de volgende wettelijke grondslagen:

Uitvoering van een overeenkomst:

  • Het uitvoeren van softwareontwikkelingen en bijbehorende support.
  • Het afhandelen van uw aanvragen, offertes en bestellingen.
 

Wettelijke verplichting:

  • Het voldoen aan fiscale en boekhoudkundige verplichtingen.
  • Het beantwoorden van wettelijke verzoeken van autoriteiten.


Gerechtvaardigd belang:

  • Communicatie en relatiebeheer met (potentiële) klanten en partners.
  • Direct marketing van onze diensten aan zakelijke contacten, indien relevant voor uw functie of bedrijf, met de mogelijkheid u te allen tijde af te melden.
  • Het verbeteren van onze diensten en website.
  • Fraudepreventie en het beschermen van onze bedrijfsactiva en systemen.
  • Het afhandelen van klachten en geschillen.


Toestemming:

  • Voor specifieke marketingcommunicatie (bijvoorbeeld nieuwsbrieven) als u hiervoor expliciet toestemming heeft gegeven.
  • Voor het plaatsen van bepaalde soorten cookies (zie paragraaf 7).
  • Voor het verwerken van bepaalde categorieën persoonsgegevens (bijvoorbeeld gevoelige gegevens) in specifieke gevallen, waarvoor wij expliciet uw toestemming zullen vragen.

Artikel 4: Ontstaan van de overeenkomst

Wij delen uw persoonsgegevens uitsluitend wanneer dit strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van onze diensten, het nakomen van wettelijke verplichtingen of op basis van een gerechtvaardigd belang. Dit kan zijn met:

  • Dienstverleners: Externe partijen die namens ons diensten uitvoeren, zoals IT-dienstverleners (hosting, software), marketingbureaus (indien van toepassing) en boekhouders. Met deze partijen sluiten wij waar nodig verwerkersovereenkomsten af om te garanderen dat zij uw gegevens vertrouwelijk en conform de AVG verwerken.
  • Autoriteiten: Indien wettelijk verplicht, bijvoorbeeld bij verzoeken van de politie, justitie of toezichthouders.
  • Professionele adviseurs: Zoals accountants en advocaten.


Wij verkopen uw persoonsgegevens nooit aan derden.

Artikel 5: Doorgifte van persoonsgegevens buiten de EER

In principe verwerken wij uw persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Mocht het uitzonderlijk noodzakelijk zijn om persoonsgegevens door te geven naar landen buiten de EER, dan zorgen wij ervoor dat er passende waarborgen zijn, zoals:

  • Het land is door de Europese Commissie aangemerkt als een land met een passend beschermingsniveau.
  • Er worden standaard contractuele clausules (SCC’s) gebruikt, goedgekeurd door de Europese Commissie.
  • Bindende bedrijfsvoorschriften (BCR’s) zijn van toepassing.

Artikel 6: Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld, of om te voldoen aan wettelijke verplichtingen (bijvoorbeeld fiscale bewaarplichten).

  • Gegevens in het kader van softwareontwikkelingen: Gedurende de looptijd van de overeenkomst en een redelijke termijn daarna voor archivering, support en eventuele geschillenbeslechting.
  • Gegevens voor sales en marketing: Totdat u aangeeft niet langer benaderd te willen worden, of zolang er een zakelijke relatie of gerechtvaardigd belang aanwezig is.
  • Administratieve gegevens: Conform de wettelijke bewaartermijnen (doorgaans 7 jaar voor fiscale documenten).


Na afloop van de bewaartermijn worden uw persoonsgegevens geanonimiseerd of verwijderd.

Artikel 7: Cookies en vergelijkbare technologieën

Onze website www.thegeekdepartment.com maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën om informatie te verzamelen en te bewaren wanneer u onze website bezoekt. Cookies zijn kleine tekstbestanden die op uw apparaat worden geplaatst.

Wij gebruiken de volgende soorten cookies:

  • Noodzakelijke cookies: Deze zijn essentieel voor de werking van de website en kunnen niet worden uitgeschakeld in onze systemen.
  • Functionele cookies: Deze verbeteren de functionaliteit en personalisatie, zoals het onthouden van uw voorkeuren.
  • Analytische cookies: Deze helpen ons het gebruik van de website te analyseren en te verbeteren (bijvoorbeeld via Google Analytics, waarbij wij passende maatregelen nemen om uw privacy te waarborgen, zoals IP-anonimisering en het niet delen van gegevens met Google voor andere doeleinden).
  • Marketing/Tracking cookies: Deze kunnen worden gebruikt door onze adverteerders om een profiel van uw interesses op te bouwen en u relevante advertenties te tonen op andere sites. Voor deze cookies vragen wij uw expliciete toestemming via een cookiebanner.


U kunt uw cookievoorkeuren beheren via de instellingen van uw browser of via onze cookiebanner. Houd er rekening mee dat het uitschakelen van bepaalde cookies de functionaliteit van de website kan beïnvloeden.

Artikel 8: Marketingdoeleinden

Wij verwijzen hiervoor naar ons cookiebeleid, zoals te vinden op www.thegeekdepartment.com

Artikel 9: Uw rechten als betrokkene

Conform de AVG heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

  • Recht op inzage: U heeft het recht om te weten welke persoonsgegevens wij van u verwerken en waarom.
  • Recht op rectificatie: U kunt ons verzoeken onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te corrigeren of aan te vullen.
  • Recht op wissing (‘recht op vergetelheid’): U kunt ons verzoeken uw persoonsgegevens te wissen, onder bepaalde voorwaarden (bijvoorbeeld als de gegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld).
  • Recht op beperking van de verwerking: U kunt ons verzoeken de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken, onder bepaalde voorwaarden (bijvoorbeeld als de juistheid van de gegevens wordt betwist).
  • Recht op overdraagbaarheid van gegevens (‘dataportabiliteit’): U heeft het recht om de persoonsgegevens die u ons heeft verstrekt in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te ontvangen en deze door te geven aan een andere verwerking verantwoordelijke.
  • Recht van bezwaar: U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens op basis van een gerechtvaardigd belang of voor direct marketingdoeleinden.
  • Recht om toestemming in te trekken: Indien de verwerking is gebaseerd op uw toestemming, heeft u het recht deze toestemming te allen tijde in te trekken. Dit heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.
  • Recht om een klacht in te dienen: U heeft het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) indien u van mening bent dat wij uw persoonsgegevens niet conform de wet verwerken.


Om gebruik te maken van deze rechten kunt u contact met ons opnemen via de contactgegevens vermeld in paragraaf 10. Wij zullen uw verzoek binnen één maand na ontvangst beantwoorden, tenzij de complexiteit of het aantal verzoeken een langere termijn rechtvaardigt.

Artikel 10: Beveiliging van uw persoonsgegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, ongeautoriseerde toegang, openbaarmaking en wijziging. Deze maatregelen omvatten, maar zijn niet beperkt tot:

  • Fysieke beveiliging van onze kantoren.
  • Digitale beveiliging: Encryptie, firewalls, regelmatige beveiligingsupdates, sterke wachtwoordbeleid.
  • Organisatorische maatregelen: Toegangsbeperkingen tot persoonsgegevens, interne procedures en richtlijnen, training van medewerkers.
  • Recht op beperking van de verwerking: U kunt ons verzoeken de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken, onder bepaalde voorwaarden (bijvoorbeeld als de juistheid van de gegevens wordt betwist).
  • Verwerkersovereenkomsten: Met alle externe partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken.


Ondanks onze inspanningen kan geen enkele methode van overdracht via internet of elektronische opslag 100% veilig zijn. Wij streven ernaar om de bescherming van uw gegevens te maximaliseren.

Artikel 11: Contactgegevens

Indien u vragen heeft over dit privacybeleid, uw rechten wilt uitoefenen, of een klacht wilt indienen, kunt u contact met ons opnemen:

The Geek Department BV
Overbroekstraat 16, 3800 Sint-Truiden
E-mail: legal@thegeekdepartment.com

Artikel 12: Klachten

Mocht u niet akkoord gaan met de wijze waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan, uw rechten respecteren of deze privacyverklaring, laat het ons eerst weten zodat wij hierop gepast kunnen reageren.

U kan altijd klacht indienen bij de Gegevens-beschermingsautoritiet = GBA (de oude Privacycommissie) via www.gegevensbeschermingsautoriteit.be  te 1000 Brussel, Drukpersstraat 35 of via mail aan contact@apd-gba.be of telefonisch op 02/274.48.00

Artikel 13: Wijzigingen in dit privacybeleid

Wij behouden ons het recht voor om dit privacybeleid van tijd tot tijd te wijzigen. De meest recente versie zal altijd op onze website beschikbaar zijn. Wij raden u aan dit beleid regelmatig te raadplegen om op de hoogte te blijven van eventuele wijzigingen. Belangrijke wijzigingen zullen wij communiceren via onze website of via e-mail.